Tóm tắt nội dung
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam.
Sau một thời gian hoạt động, vì một số lý do nào đó mà công ty nước ngoài muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Khi đó, Thương nhân nước ngoài có trách nhiệm thực hiện thủ tục đóng cửa hay còn gọi là giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật Việt Nam.
>> Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Bài viết dưới đây của AZLAW sẽ thông tin chi tiết từ quy trình thực hiện đến các giấy tờ hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục này.
Các trường hợp và điều kiện đóng cửa văn phòng đại diện
Để có thể thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì yêu cầu văn phòng đại diện phải thuộc 1 trong 6 trường hợp và đảm bảo các điều kiện sau:
6 trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài đóng cửa
Văn phòng đại diện nước ngoài chỉ chấm dứt hoạt động trong những trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài, văn phòng có thể chủ động thực hiện thủ tục đóng cửa trước khi giấy phép hết hạn hoạt đống.
- Trường hợp 2: Khi công ty mẹ chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty mẹ đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Trường hợp 3: Đã hết thời hạn hoạt động trên giấy phép mà thương nhân nước ngoài không thực hiện thủ tục đề nghị gia hạn.
- Trường hợp 4: Đã hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý cho gia hạn hoạt động.
- Trường hợp 5: Thương nhân nước ngoài bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Trường hợp 6: Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, không còn đáp ứng được một trong những điều kiện sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không được thành lập hoặc không được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia vào điều ước quốc tế mà theo đó Việt Nam là thành viên đã tham gia hoặc được pháp luật các quốc gia và vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài thành lập và hoạt động chưa đủ thời gian ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
- Trong trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ pháp lý có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động mà thời hạn đó còn ít nhất hơn 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không còn phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên tham gia.
Điều kiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện nước ngoài chỉ có thể chấm dứt hoạt động (giải thể) khi đáp ứng được toàn bộ những điều kiện như sau:
- Thương nhân nước ngoài bảo đảm đã thực hiện thanh toán đầy đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của VPDD đó là tiền lương của người lao động, các khoản nợ thuế, các khoản nợ bảo hiểm xã hội và các khoản nợ đối với các đối tác làm ăn.
- Văn phòng đại diện không thuộc trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thương mại hoặc Tòa Án.
Trình tự thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động mã số thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý
Đây là bước phức tạp nhất do thủ tục kiểm tra – quyết toán thuế. Các cán bộ thuế quản lý sẽ xem xét tất cả giao dịch chuyển tiền từ trụ sở chính của văn phòng đại diện, tất cả các chi phí đã chi trả nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động đều tuân thủ các quy định về thuế và Luật Phòng, chống rửa tiền.
Hồ sơ thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:
- Tờ khai chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Theo Mẫu số 24/ĐK-TCT Thông tư 105/2020/TT-BTC)
- Văn bản chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện
- Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có)
Bước 2: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an thuộc công an tỉnh hoặc thành phố
Căn cứ vào quyết định cho chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục huỷ con dấu tròn tại cơ quan công an tỉnh/ thành phố. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn xin trả lại con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an trình bày nêu rõ lý do cần trả dấu;
- Bản sao chứng thực Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;
- Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ do cơ quan công an đã cấp cho Văn phòng đại diện.
- Giấy giới thiệu trả dấu kèm theo giấy tờ cá nhân của người đi thực hiện thủ tục trả dấu.
Lưu ý:
- Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Thủ tục này không áp dụng cho thương nhân nước ngoài có trụ sở trong khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu kinh tế.
Bước 3: Thực hiện giải thể văn phòng đại diện tại Sở Công Thương
Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp giấy phép hoạt động. Các giấy tờ cần có trong hồ sơ bao gồm:
- Thông báo về việc thương nhân chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp thương nhân bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao chứng thực văn bản của Cơ quan đã cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định 07/2016/ NĐ – CP);
- Danh sách các chủ nợ và số nợ chưa được thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Danh sách những người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của thương nhân, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ thực hiện kiểm tra và yêu cầu thương nhân bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc ra yêu cầu bổ sung thực hiện hồ sơ tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ của thương nhân.
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ của thương nhân nước ngoài, Cơ quan cấp Giấy phép văn phòng đại diện sẽ có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc thông báo chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Trách nhiệm của văn phòng đại diện khi chấm dứt hoạt động
- Thực hiện niêm yết công khai thông báo về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi chấm dứt hoạt động.
- Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động sẽ phải chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ trong đó gồm cả nợ thuế và giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện, theo quy định của pháp luật.
Quy định xử phạt khi không thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện nước ngoài
Căn cứ vào Nghị định 98/2020/NĐ-CP có quy định mức xử phạt hành chính khi Văn phòng đại điện không thực hiện chấm dứt đúng quy định như sau:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Văn phòng đại diện không thực hiện niêm yết công khai chấm dứt hoạt động
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Văn phòng đại diện hoạt động quá thời hạn quy định mà không thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: Văn phòng đại diện vẫn hoạt động khi:
- Thương nhân nước ngoài đã chất dứt hoạt động
- Giấy phép hết hạn nhưng không gia hạn hoặc đã bị nhà nước thu hồi giấy phép.
Những lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện
- Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và tính chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện.
- Trường hợp khi cơ quan thuế kiểm tra đối chiếu nếu các giấy tờ, số liệu cung cấp không khớp với các số liệu thực tế, có những khoản phát sinh mà không được khai báo. Văn phòng đại diện phải chịu phạt theo quy định của pháp luật và thời gian thực hiện chấm dứt hoạt động cũng sẽ diễn ra lâu hơn.
- Hồ sơ chỉ được coi là đầy đủ và hợp lệ khi văn phòng đại diện hoàn tất mọi nghĩa vụ về kê khai và nộp các loại thuế liên quan, sau đó được cơ quan thuế trực tiếp quản lý cấp giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, sử dụng dịch vụ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, xin vui lòng liên hệ AZLAW để được tư vấn cụ thể.
Địa chỉ: K28, Ngõ 68 Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Mobile: 0987.748.111 – 024.22151888
Email: info@azlaw.com.vn
Website: https://azlaw.com.vn
