Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy trình và thủ tục tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền – AZLAW

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các giấy tờ, tài liệu nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam.
admin
15/04/2021

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Đây là thủ tục hành chính, có chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra mức độ xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người đã ký văn bản đó. Để có thêm nhiều thông tin chi tiết khác, quý bạn đọc hãy theo dõi những nội dung trong bài viết dưới đây của AZLAW!

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) có tên gọi trong tiếng Anh là Consular Legalization hay Legalization of documents.

Theo điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các giấy tờ, tài liệu nước ngoài để tài liệu và giấy tờ đó có được sự công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì

Mẫy giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

Việc chứng nhận lãnh sự, HPHLS thực chất là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh, giấy tờ, tài liệu không bao hàm các chứng nhận về nội dung và hình thức của các tài liệu, giấy tờ.

Việc HPHLS thường do các viên chức tiến hành tại trụ sở của cơ quan lãnh sự hoặc do viên chức ngoại giao được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự. Những người này sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi của mình.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Tùy thuộc vào từng địa điểm mà hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện ở các cơ quan chuyên trách khác nhau. Cụ thể:

Tại nước ngoài

Các cơ quan có thẩm quyền HPHLS của Việt Nam tại nước ngoài. Có thể là các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.

Tại Việt Nam

Cục Lãnh sự và Sợ Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh là cơ quan được giao trọng trách HPHLS trong nước. Bên cạnh đó còn có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ ở các thành phố trực thuộc trung ương được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện.

Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

  • Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
  • Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp qua hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
  • Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận HPHLS theo quy định của Pháp luật Việt Nam.
  • Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải HPHLS, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Một số giấy tờ cần chuẩn bị

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

  • Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa; nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, HPHLS; có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
  • Giấy tờ, tài liệu giả mạo; hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
  • Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài bao lâu?

Trước khi được HPHLS giấy tờ nước ngoài cần phải thực hiện một số thủ tục tương đương như chứng nhận lãnh sự tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền tại quốc gia đó. Thủ tục HPHLS không khó đối với người Việt Nam nhưng với các tổ chức nước ngoài. Bởi đây là thủ tục khá phức tạp và mất nhiều thời gian nhất.

Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc HPHLS, chứng nhận lãnh sự; trong khoảng thời gian từ 01 – 02 ngày làm việc. Kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; hoặc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh của cơ quan chức năng.

Trong trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS, chứng nhận lãnh sự có số lượng lớn; hay nội dung phức tạp. Thời hạn thực hiện có thể dài hơn; nhưng sẽ không quá 10 ngày làm việc.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước

Bạn có thể lựa chọn một trong các địa chỉ sau để nộp hồ sơ HPHLS:

  • Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: 40 Trần Phú – Ba Đình – Hà nội
  • Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ chí Minh (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
  • Tại các trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận các hồ sơ chứng nhận lãnh sự, HPHLS.
  • Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh và các đơn vị ủy quyền xem xét giải quyết.
  • Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo như giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

Trình tự, quy trình chứng nhận lãnh sự hồ sơ

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự với giấy tờ, tài liệu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao; cơ quan lãnh sự; hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (còn được gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền về việc chứng nhận lãnh sự, HPHLS ở nước ngoài.

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả là các ngày làm việc theo quy định của Cơ quan đại diện

Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết.

Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

Với các nội dung thông tin chia sẻ trong bài viết trên đây, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu thêm về khái niệm HPHLS; quy trình thực hiện và các loại giấy tờ, tài liệu được miễn HPHLS. Nếu có thắc mắc nào, quý khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

AZLAW chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật đầu tư, pháp chế doanh nghiệp. Rất hân hạnh được đồng hành cùng Qúy khách hàng trong mọi vấn đề pháp lý.

Mọi ý kiến thắc mắc cần giải đáp và đóng góp xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AZLAW

Địa chỉ: K28, Ngõ 68 Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Mobile: 0987.748.111 – 024.22151888

Email: info@azlaw.com.vn

Website: https://azlaw.com.vn

0987.748.111