Thủ tục thành lập VPĐD/Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Trong xu hướng hội nhập hóa toàn cầu, Việt Nam đang dần trở thành điểm đến đầu tư hấp dẫn với nhiều tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp nước ngoài. Để tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại hoặc kinh doanh tại thị trường mới, các thương nhân nước ngoài thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện/chi nhánh của mình. Vậy việc thành lập văn phòng đại diện/chi nhánh nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định thế nào? Các thương nhân nước ngoài nên lựa chọn hình thức nào? Các câu hỏi trên sẽ được giải đáp đầy đủ qua bài viết này của AZLAW.

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành

HỒ SƠ CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Để xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài sẽ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Lưu ý: Tài liệu quy định tại mục b, mục c, mục d, mục đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD là người nước ngoài) nêu trên phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đối với tài liệu quy định tại mục b phải được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam.

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép:

• Trường hợp VPĐD đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao, thương nhân nước ngoài sẽ gửi hồ sơ đến Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở.
• Trường hợp VPĐD đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao, thương nhân nước ngoài sẽ gửi hồ sơ đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Sau đó, Cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy phép nếu hồ sơ hợp lệ.

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VIỆC THÀNH LẬP CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CHI NHÁNH

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

HỒ SƠ CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CHI NHÁNH

Thương nhân nước ngoài chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;

e) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;

g) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh

Lưu ý: Tài liệu quy định tại mục b, mục c, mục d, mục đ và mục e (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài) nêu trên phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Riêng tài liệu quy định tại mục b phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CHI NHÁNH

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Bộ Công Thương.

Sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và cấp giấy phép thành lập chi nhánh nếu hồ sơ hợp lệ.

THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI NÊN THÀNH LẬP CHI NHÁNH HAY VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Cả VPĐD và Chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, giữa chi nhánh và văn phòng đại diện có một số điểm khác nhau như sau:

 Qua đây, có thể nhận thấy rằng, căn cứ vào nhu cầu, mục đích cũng như định hướng hoạt động của thương nhân nước ngoài để lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện/chi nhánh cho phù hợp.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện/chi nhánh của thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp còn vướng mắc về thủ tục nào, Quý khách xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại hoặc email để nhận được sự hỗ trợ kịp thời nhất từ AZLAW. Cùng với đội ngũ luật sư với trên 15 năm kinh nghiệm hành nghề, AZLAW luôn sẵn sàng giải quyết và hỗ trợ mọi khó khăn của Quý khách!

Mọi ý kiến thắc mắc cần giải đáp và đóng góp xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AZLAW

Địa chỉ văn phòng: K28 – Nhóm K, Ngõ 68 Trung Kính, Phường Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Email: info@azlaw.com.vn

Hotline: 0987748111