Tóm tắt nội dung
Khi thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy tờ của nước ngoài, chúng ta thường được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Nói cách khác, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện thế nào? Để giải đáp các thắc mắc trên, AZLAW xin gửi đến Quý khách hàng những thông tin pháp lý mới nhất về thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự các tài liệu nước ngoài.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo quy định tại khoản 2 điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ, tài liệu sau đây sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự
– Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Trình từ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Trường hợp Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– Bước 1: Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Bộ hồ sơ gồm có:
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
- Giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện
– Bước 2: Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
– Bước 3: Bộ Ngoại giao trả kết quả cho đương sự.
Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Trường hợp Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
– Bước 1: Người đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Bộ hồ sơ gồm có:
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm b và điểm c bên trên để lưu tại Cơ quan đại diện.
- Giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện
– Bước 2: Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
– Bước 3: Cơ quan đại diện trả kết quả cho đương sự
Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Trên đây là quy định về thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự các tài liệu nước ngoài mà Quý khách hàng cần lưu ý. Trong trường hợp gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, Quý khách xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại hoặc email để nhận được sự hỗ trợ kịp thời nhất từ AZLAW. Cùng với đội ngũ luật sư với trên 15 năm kinh nghiệm hành nghề, AZLAW luôn sẵn sàng giải quyết và hỗ trợ mọi khó khăn của Quý khách!
Mọi ý kiến thắc mắc cần giải đáp và đóng góp xin vui lòng liên hệ:
Địa chỉ: K28 Ngõ 68 Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Mobile: 0987553289; 024.22151888
Email: info@azlaw.com.vn
