Biên bản họp hội đồng thành viên

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Khi tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên và Công ty hợp danh cần tuân thủ các quy định về trình tự thủ tục tiến hành cuộc họp, các quy định khác liên quan đến việc biểu quyết và ghi nội dung biên bản cuộc họp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Vậy pháp luật quy định như thế nào về biên bản họp hội đồng thành viên? Biên bản họp hội đồng thành viên cần có những nội dung cơ bản nào? Các mẫu biên bản họp hội đồng thành viên chuẩn theo quy định pháp luật hiện hành? AZLAW sẽ chia sẻ về biên bản họp hội đồng thành viên trong bài viết dưới đây:

Biên bản họp hội đồng thành viên là gì?

Biên bản họp hội đồng thành viên là văn bản ghi nhận nội dung, ý kiến, phiếu biểu quyết tại cuộc họp hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Ghi nhận toàn bộ thông tin của người tham gia, diễn biến cuộc họp, kết quả bỏ phiếu biểu quyết và kết quả cuối cùng của cuộc họp.

Biên bản họp hội đồng thành viên là một trong các cơ sở để đưa ra các quyết định, nghị quyết liên quan đến tổ chức, hoạt động trong nội bộ công ty hay các giao dịch thực hiện với khách hàng, đối tác.

Biên bản không phải là văn bản tự phát của các công ty mà được pháp luật quy định cụ thể về hình thức, nội dung và người phải chịu trách nhiệm về độ chính xác và trung thực các các nội dung được ghi nhận.

Biên bản hội đồng thành viên gồm những nội dung gì?

Theo khoản 2 Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp hội đồng thành viên gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;

b) Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp GCN phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;

c) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;

d) Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;

đ) Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;

e) Họ, tên, chữ ký và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có);

g) Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

Ngoài những nội dung nên trên, thư ký ghi biên bản có thể ghi thêm các nội dung khác nếu cuộc họp có phát sinh.

Mẫu biên bản hội đồng thành viên

Biên bản họp hội đồng thành viên không có mẫu cụ thể nên người lập biên bản có thể tự do ghi biên bản nội dung cuộc họp của công ty mình. Tuy nhiên, khi lập biên bản, người lập biên bản cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:

• Cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi nhận bằng biên bản hoặc có thể ghi âm hoặc ghi và lưu trữ dưới hình thức điện tử khác.
• Biên bản phải được đảm bảo được các yêu cầu về hình thức của một văn bản đặc biệt là phải có Quốc hiệu tiêu ngữ.
• Trong biên bản có thể có nhiều nội dung khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo được các nội dung cần phải có theo phân tích phía trên.
• Biên bản họp hội đồng thành viên phải tóm tắt được tất cả các ý kiến của tất cả thành viên tham dự cuộc họp để ghi nhận ý chí, quan điểm của thành viên khi biểu quyết các vấn đề pháp lý, vấn đề nội bộ của công ty.
• Mọi vấn đề thông qua, không thông qua cần ghi số phiếu và cần lưu ý về giá trị của phiếu vì mỗi phiếu biểu quyết của mỗi thành viên có thể khác nhau, phụ thuộc vào tỷ lệ phần vốn góp của thành viên đó vào công ty.
• Trước khi kết thúc cuộc họp, người lập biên bản nên đọc lại biên bản trước toàn bộ thành viên tham gia và các thành viên, người có mặt cùng ký tên. Hoặc ít nhất chủ tọa cuộc họp và người lập biên bản ký và có đóng dấu của công ty.

Dưới đây là mẫu biên bản họp hội đồng thành viên do AZLAW soạn thảo theo quy định pháp luật hiện hành. Quý khách có thể tham khảo để sử dụng:

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

CÔNG TY TNHH ……………………

(V/v……………………..)

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH …………….

Mã số doanh nghiệp: …………………… 

Địa chỉ trụ sở công ty: ……………………………………………

Hôm nay, vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng …. năm ………………, tại trụ sở công ty đã tiến hành họp Hội đồng thành viên. Thống nhất bầu Chủ tọa, người ghi biên bản cuộc họp như sau:

Chủ toạ cuộc họp: …………………………………………….

Người ghi biên bản: …………………………………………. 

THÀNH PHẦN THAM DỰ CUỘC HỌP:

…………………………… góp ……………………. VNĐ (…………… đồng), tương ứng với tỷ lệ ………% tổng số vốn điều lệ, thể hiện tại Giấy chứng nhận góp vốn số ………/GCN ngày ………………………….;

Đại diện tham gia bởi:………………………………………………………………………

…………………………… góp ……………………. VNĐ (…………… đồng), tương ứng với tỷ lệ ………% tổng số vốn điều lệ, thể hiện tại Giấy chứng nhận góp vốn số ………/GCN ngày ………………………….;

Đại diện tham gia bởi: …………………………………………………………………….

Ban tổ chức công bố kết quả kiểm tra tư cách đại biểu:

+ Số thành viên có mặt: 02/02 người tương đương 100% vốn điều lệ.

+ Số thành viên vắng mặt: 0 người tương đương với 0% vốn điều lệ.

+ Số thành viên được uỷ quyền: 0 người tương đương với 0% vốn điều lệ.

Mỗi thành viên có số phiếu biểu quyết tương ứng với phần vốn góp. Tổng số phiếu biểu quyết là ……………… phiếu. Trong đó:……………… có ………………. phiếu biểu quyết;………………có …………. phiếu biểu quyết;

Các thành viên nắm giữ 100% tổng số phiếu biểu quyết, đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật.

I. MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP:  …………………………………………………………………………………

III. NỘI DUNG CUỘC HỌP: Cuộc họp thảo luận và quyết định những vấn đề sau:

–          ……………………………………….;

–          ……………………………………….;

–          ……………………………………….

Các thành viên công ty thảo luận và nhất trí thông qua các nội dung sau:

1. ………………………………………………………………………
2. ……………………………………………………………………..
3. ……………………………………………………………………..

IV. Biểu quyết                                                           

……………………………………………………………………………………………………………..

Tổng số phiếu hợp lệ: ……………………. phiếu tương đương …………..% số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không hợp lệ: ………. tương đương ………….%  số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu tán thành: ………………………… phiếu tương đương ……………% số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không tán thành: ………… tương đương …………..%  số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không có ý kiến: …………… tương đương …………………%  số phiếu biểu quyết

…………………………………………………………………………………………………………………..

Tổng số phiếu hợp lệ: ……………………. phiếu tương đương …………..% số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không hợp lệ: ………. tương đương ………….%  số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu tán thành: ………………………… phiếu tương đương ……………% số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không tán thành: ………… tương đương …………..%  số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không có ý kiến: …………… tương đương …………………%  số phiếu biểu quyết

  …………………………………………………………………………………………………………

Tổng số phiếu hợp lệ: ……………………. phiếu tương đương …………..% số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không hợp lệ: ………. tương đương ………….%  số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu tán thành: ………………………… phiếu tương đương ……………% số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không tán thành: ………… tương đương …………..%  số phiếu biểu quyết;

Tổng số phiếu không có ý kiến: …………… tương đương …………………%  số phiếu biểu quyết

V. KẾT QUẢ VÀ QUYẾT ĐỊNH ĐƯỢC THÔNG QUA

– …………………………………: Đạt ………% phiếu biểu quyết.

– ………………………………..: Đạt ……….% phiếu biểu quyết.

– ………………………………: Đạt …………% phiếu biểu quyết.

Người ghi biên bản cuộc họp đọc lại toàn văn Biên bản cuộc họp để những người tham dự cuộc họp thông qua. Nội dung cuộc họp đã được các thành viên HĐTV thống nhất thông qua.

Cuộc họp kết thúc lúc ….. giờ……. cùng ngày.

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký, 01 bản lưu tại trụ sở công ty.  

CHỮ KÝ CỦA CHỦ TỌA – NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CUỘC HỌP

CHỮ KÝ CỦA THÀNH VIÊN THAM GIA CUỘC HỌP

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

Nếu Quý độc giả vẫn còn chưa rõ về biên bản họp hội đồng thành viên hay các thắc mắc liên quan đến mẫu biên bản vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo thông tin sau để được để được giải đáp và hướng dẫn chi tiết từ luật sư, chuyên viên của chúng tôi.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AZLAW

Địa chỉ: K28, Ngõ 68 Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Mobile: 0987.748.111 – 024.22151888

Email: info@azlaw.com.vn         Website: https://azlaw.com.vn